การจัดการประชุมเป็นกระบวนการที่ต้องจัดสรรอย่างน้อยสามเดือน แน่นอนว่าประวัติศาสตร์รู้ตัวอย่างมากมายของการเตรียมการประชุมที่ประสบความสำเร็จในสองสามวัน แต่เพื่อให้งานผ่านไปตามบรรทัดฐานทั้งหมด ต้องใช้เวลาอย่างน้อยสามเดือน
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ก่อนอื่น ตัดสินใจเกี่ยวกับหัวข้อและประเภทของการประชุม ขึ้นอยู่กับสิ่งนี้ ห้องโถงจะถูกเลือกในอนาคตและโปรแกรมของงานจะถูกสร้างขึ้น
ขั้นตอนที่ 2
รายการต่อไปคือโปรแกรมการแสดงและทุกอย่างที่เกี่ยวข้อง ตัดสินใจเกี่ยวกับเวลาการประชุม จำนวนผู้เข้าร่วม จำนวนช่วงพัก เวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดของการประชุม ประสานเวลากับวิทยากร
ขั้นตอนที่ 3
เช่าห้องโถงตามสิ่งที่คุณต้องทำ ควรกว้างขวางและสะดวกสบายพอที่จะรองรับผู้เข้าร่วมได้ตามจำนวนที่ระบุไว้ในขั้นตอนก่อนหน้า ห้องโถงควรติดตั้งโปรเจ็กเตอร์หรือแผงพลาสม่ารวมถึงทริบูนสำหรับลำโพง
ขั้นตอนที่ 4
เริ่มการสรรหาผู้เข้าร่วมอย่างน้อยสองเดือนครึ่งก่อนการประชุม สร้างคำเชิญที่มีสถานที่ เวลา และชื่อการประชุม ตลอดจนสิ่งที่จะอุทิศให้กับการประชุม สร้างสมดุลระหว่างความสั้นและการเข้าถึงได้ง่ายของเนื้อหาที่นำเสนอ เริ่มโทรและส่งอีเมล ส่งคำเชิญไปยังแขกที่สำคัญที่สุดของการประชุมด้วยตนเอง หรือส่งทางไปรษณีย์
ขั้นตอนที่ 5
เจ้าหน้าที่การประชุมทุกคนต้องมีป้ายชื่อพร้อมนามสกุล ชื่อและตำแหน่งในการประชุม อย่างเหมาะสมที่สุด ตำแหน่งควรจะเหมือนกัน - "ผู้จัด" ในวันประชุม การประชุมสามัญต้องมาก่อนเวลาเริ่มลงทะเบียนหนึ่งชั่วโมง วางพนักงานไว้ที่ล็อบบี้ของอาคาร ที่ทางออกลิฟต์ และอื่นๆ นี่เป็นสิ่งจำเป็นหากคุณจำเป็นต้องเลี้ยวหลายครั้งเพื่อไปที่เคาน์เตอร์เช็คอิน