แบบฟอร์มเรียกว่าเอกสารในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งซึ่งพิมพ์ฟิลด์และรายละเอียดซึ่งมีรูปแบบและชื่อคงที่ การใช้แบบฟอร์มช่วยให้คุณลดเวลาในการเขียนเอกสารลงได้อย่างมาก กรอกเฉพาะฟิลด์และรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับสถานการณ์เฉพาะ บุคคลหรือนิติบุคคล ฯลฯ เพื่อความสะดวกในการกรอกแบบฟอร์มด้วยมือ ติดฉลากและติดตั้งเพิ่มเติมด้วยสัญลักษณ์ตราสินค้าใด ๆ บางครั้งจำเป็นต้องสร้างแบบฟอร์มดังกล่าวด้วยตัวเอง
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
หากคุณดูแบบฟอร์มใด ๆ ที่จะกรอกตามกฎแล้วแบบฟอร์มนั้นค่อนข้างปกติ เป็นไปได้มากว่าสามารถนำเสนอในรูปแบบของตาราง รูปแบบที่ง่ายที่สุดจะเป็นเพียงแถวและคอลัมน์ที่มีชื่อเขตข้อมูลเรียงกัน แบบฟอร์มมีความซับซ้อนมากขึ้น บางเซลล์จะถูกรวมในแนวตั้งหรือแนวนอน ในการสร้างแบบฟอร์ม ความสามารถของสเปรดชีต MS Excel หรือโปรแกรมแก้ไขข้อความ MS Word ก็เพียงพอแล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของคุณแล้ว
ขั้นตอนที่ 2
ร่างหัวจดหมายของคุณ คำนวณจำนวนแถวและคอลัมน์ที่ต้องการ พิจารณาข้อความที่จะใส่ในส่วนหัว ดูว่าเซลล์ใดจะต้องรวมกันเป็นช่องเดียวสำหรับชื่อเรื่อง คิดเกี่ยวกับขนาดกระดาษ บางทีเพื่อประหยัดเงิน มันก็เพียงพอแล้วสำหรับรูปแบบที่เล็กกว่า A4
ขั้นตอนที่ 3
หากคุณทำงานใน MS Word ให้คลิกรายการ Table บนแถบเมนูและตั้งค่าโดยระบุจำนวนแถวและคอลัมน์ที่ต้องการที่จะใช้ในหัวจดหมายของคุณ ระบุว่าจะมีขนาดตามอำเภอใจ ซึ่งคุณสามารถปรับเปลี่ยนได้ตลอดเวลาโดยขึ้นอยู่กับเนื้อหาข้อความของเซลล์ ใน MS Excel ตารางดังกล่าวจะปรากฏขึ้นทันทีตามค่าเริ่มต้น
ขั้นตอนที่ 4
รวมเซลล์ทั้งหมดในบรรทัดแรกและเขียนชื่อหัวจดหมายของคุณลงไป โดยเน้นที่ตัวหนาและจัดกึ่งกลางตามความกว้าง
ขั้นตอนที่ 5
กรอกส่วนหัวของแบบฟอร์ม - ชื่อของคอลัมน์ หากต้องการเนื้อหาของแบบฟอร์ม ให้กรอกชื่อบรรทัดในคอลัมน์แรก ในกรณีที่ง่ายที่สุด อาจเป็นแค่ลำดับเลขก็ได้
ขั้นตอนที่ 6
หากจำเป็น ให้ออกจากช่องลายเซ็นพร้อมชื่อตำแหน่งและสถานะของผู้ที่จะลงนามในแบบฟอร์ม