ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา สายด่วนได้กลายเป็นรูปแบบที่แพร่หลายในการแจ้งประชากรเกี่ยวกับสินค้าและบริการ มีการใช้อย่างแข็งขันโดยบริษัทผู้ผลิตขนาดใหญ่ เครือข่ายค้าปลีก และตัวแทนของธุรกิจขนาดกลาง เหตุการณ์ดังกล่าวมักจัดขึ้นโดยสถาบันของรัฐและหน่วยงานของรัฐบาลกลางและระดับภูมิภาคเพื่ออธิบายปัญหาเฉพาะแก่ประชาชน สาระสำคัญของสายด่วนไม่ได้ขึ้นอยู่กับสถานะของผู้ริเริ่มและรวมถึงสิ่งต่อไปนี้: บุคคลถามคำถามทางโทรศัพท์และรับคำตอบที่มีความสามารถทันที
มันจำเป็น
- - สถานที่;
- - แยกหมายเลขโทรศัพท์หรือหมายเลขโทรศัพท์
- - พนักงาน
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
กำหนดเวลาและเวลาที่สายด่วนสำหรับองค์กรของคุณ อาจเป็นแบบคงที่ เป็นระยะ หรือครั้งเดียว ตลอด 24 ชั่วโมง หรือแบบกำหนดเวลารับสายก็ได้ ระยะเวลาขึ้นอยู่กับเป้าหมายที่คุณต้องการบรรลุโดยตรง ตัวอย่างเช่น ผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตสนใจที่จะให้การสนับสนุนทางโทรศัพท์ตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันแก่ลูกค้าของตน ที่มหาวิทยาลัยแนะนำให้จัดสายด่วนระหว่างสอบเข้าและเฉพาะช่วงกลางวันเท่านั้น
ขั้นตอนที่ 2
เลือกวิธีการรับสาย: ด้วยตัวคุณเองหรือผ่านพนักงานของศูนย์บริการเฉพาะทาง ในกรณีหลังนี้ คุณจะช่วยตัวเองให้พ้นจากปัญหาทางเทคนิคมากมาย อย่างไรก็ตาม "สายด่วน" ของเราช่วยลดเวลาในการขจัดข้อบกพร่องในการทำงาน พนักงานของคุณได้รับการติดต่อจากลูกค้า ซึ่งทราบดีถึงความแตกต่างของการผลิต และสามารถติดต่อผู้เชี่ยวชาญที่เหมาะสมเพื่อชี้แจงข้อพิพาทได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ เริ่มจากตัวเลือกใดก็ได้ เมื่อเวลาผ่านไป คุณจะสามารถเปลี่ยนกลไกของสายด่วนเป็นสายด่วนที่สะดวกยิ่งขึ้นได้
ขั้นตอนที่ 3
หากคุณตัดสินใจที่จะใช้เฉพาะทรัพยากรภายใน ให้ดูแลการจัดสรรหมายเลขโทรศัพท์แยกต่างหากสำหรับสายด่วนตลอดระยะเวลาที่มีผลใช้บังคับ เยี่ยมชมผู้ให้บริการโทรศัพท์พื้นฐานและมือถือหลายแห่งในพื้นที่ของคุณ ค้นหาประเด็นต่อไปนี้: ค่าใช้จ่ายในการสนทนาหนึ่งนาที, ค่าธรรมเนียมรายเดือน, ความสามารถในการเชื่อมต่อหมายเลขหลายช่องทาง, การมีหมายเลขที่จำง่าย, จำนวนส่วนลดสำหรับความร่วมมือระยะยาว, เงื่อนไขการยกเลิกสัญญาก่อนกำหนด, โซนการรับสัญญาณที่เชื่อถือได้สำหรับผู้ให้บริการมือถือ ฯลฯ เซ็นสัญญากับบริษัทที่เหมาะสมที่สุด
ขั้นตอนที่ 4
จัดสรรห้องแยกต่างหากสำหรับเจ้าหน้าที่สายด่วน คุณต้องจัดห้องด้วยเฟอร์นิเจอร์สำนักงานและอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่สะดวกสบาย ให้ผู้ให้บริการเข้าถึงอินเทอร์เน็ต ระบุที่อยู่อีเมลแยกต่างหาก ซึ่งจะเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิสัมพันธ์ระหว่างผู้ปฏิบัติงานและผู้เชี่ยวชาญอื่นๆ ของบริษัท ถ้าเป็นไปได้ จัดให้มีการลงทะเบียนทางอิเล็กทรอนิกส์ของสายเรียกเข้า หากคุณไม่มีโปรแกรมคอมพิวเตอร์พิเศษ คุณสามารถเก็บบันทึกโดยใช้โปรแกรมแก้ไขสเปรดชีตใดก็ได้ เช่น Excel
ขั้นตอนที่ 5
ฝึกอบรมเจ้าหน้าที่สายด่วนของคุณ เลือกคนที่มีความสามารถ กระตือรือร้น มีปฏิกิริยาตอบสนองที่ดีและมีความคิดวิเคราะห์ พิจารณาความเป็นมิตรและการต้านทานความเครียดเป็นข้อดีเพิ่มเติม พนักงานของคุณจะต้องสื่อสารกับผู้คนที่แตกต่างกัน แก้ไขสถานการณ์ที่ซับซ้อน หรือแม้กระทั่งความขัดแย้งในทันที คิดตามตารางงานสำหรับทุกคน กำหนดเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดการทำงาน พักเที่ยงให้ชัดเจน อย่าลืมรวมช่วงพักเพิ่มอีก 10-15 นาที ในระหว่างที่พนักงานสามารถออกจากสำนักงานและอย่างที่พวกเขาพูดว่า "หายใจเข้า"
ขั้นตอนที่ 6
พัฒนาแนวทางสำหรับการสนทนาทางโทรศัพท์ ผู้ประกอบการควรเป็นคนแรกที่ทักทายลูกค้าที่โทรมา ออกเสียงชื่อองค์กรและชื่อหรือนามสกุลให้ชัดเจนจากนั้นถามเช่น "ฉันจะช่วยคุณได้อย่างไร" และตั้งใจฟังบุคคลนั้นโดยไม่ขัดจังหวะและถามคำถามให้กระจ่างชัด ลองนึกถึงการสิ้นสุดการสนทนาที่เหมือนกัน
ขั้นตอนที่ 7
จัดเตรียมรายการหมายเลขโทรศัพท์และผู้ติดต่ออื่น ๆ ของพนักงานขององค์กรและรายการปัญหาที่อยู่ในความสามารถของพวกเขา พยายามคาดการณ์หัวข้อที่ละเอียดอ่อนที่สุดที่เจ้าหน้าที่สายด่วนอาจเผชิญ วิเคราะห์ล่วงหน้า และเตรียมตัวเลือกมากมายสำหรับคำตอบ
ขั้นตอนที่ 8
โฆษณาสายด่วนของคุณ ลงโฆษณาในหนังสือพิมพ์ นิตยสาร วิทยุและโทรทัศน์ อย่าลืมเกี่ยวกับ "คำพูดแบบปากต่อปาก" ซึ่งไม่ได้ด้อยไปกว่าสื่อดั้งเดิม: บอกเพื่อน เพื่อน ลูกค้าเกี่ยวกับแผนของคุณ ขอให้พวกเขาส่งข้อมูลให้คนรู้จัก พิมพ์หมายเลขสายด่วนบนบรรจุภัณฑ์ของผลิตภัณฑ์ของคุณหรือบนใบปลิวพิเศษที่สามารถโพสต์บนกระดานข้อความหรือแจกบนถนน
ขั้นตอนที่ 9
วิเคราะห์งานสายด่วนหลังเปิด 1 สัปดาห์ ถึงเวลานี้ คุณจะสะสมเนื้อหาเพียงพอเพื่อระบุจุดแข็งและจุดอ่อนของกิจกรรม