งานเก็บถาวรเกิดขึ้นจากความต้องการในการสะสม การจัดระบบ และการจัดเก็บข้อมูล แต่ก่อนอื่น หอจดหมายเหตุถูกสร้างขึ้นเพื่อตอบสนองความต้องการของเจ้าหน้าที่และพลเมืองในการรับข้อมูลที่สูญหาย และเก็บรักษาไว้อย่างดีในเอกสารสำคัญ เมื่อจำเป็นต้องกู้คืนข้อมูลเกี่ยวกับญาติ ข้อมูลทางสังคม-กฎหมายหรือลักษณะอื่น ๆ จำเป็นต้องเขียนคำขอไปยังเอกสารสำคัญที่เหมาะสม
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ที่เก็บถาวรมีกฎเกณฑ์บางประการสำหรับการประมวลผลคำขอจากพลเมือง นิติบุคคล และหน่วยงาน ดังนั้นกุญแจสู่ความสำเร็จคือการปฏิบัติตามกฎง่ายๆ อันดับแรก คำขอต้องมีข้อมูลเกี่ยวกับผู้ส่ง สำหรับบุคคล นี่คือนามสกุล ชื่อ และนามสกุล สำหรับองค์กร - ชื่อและรายละเอียดการระบุ
ขั้นตอนที่ 2
ประการที่สอง ในข้อความคำขอ คุณต้องระบุที่อยู่ผู้ส่งของคุณ มิฉะนั้น พนักงานเก็บถาวรจะไม่สามารถตอบกลับคุณได้
ขั้นตอนที่ 3
ประการที่สาม จำเป็นต้องกำหนดคำถามของคุณให้ชัดเจนที่สุด หากคุณตั้งใจจะเก็บรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับบรรพบุรุษของคุณ คุณไม่จำเป็นต้องอธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับประวัติครอบครัวของคุณ ไม่จำเป็นต้องกำหนดความปรารถนาที่คลุมเครือ ควรให้ความสนใจเป็นพิเศษกับการกำหนดคำถาม ความจริงก็คือตามกฎสำหรับการทำงานกับการอุทธรณ์และคำขอของประชาชนและองค์กร คำขอของคุณก่อนอื่นจะถูกส่งไปยังหัวหน้าที่เก็บถาวรเพื่อพิจารณา หัวหน้าจะเป็นผู้กำหนดประเภทของปัญหา: ลำดับวงศ์ตระกูล ใจความ หรือสังคม-กฎหมาย ตามลักษณะของคำขอ ผู้จัดการเอกสารจะโอนไปยังแผนกที่เหมาะสมเพื่อดำเนินการ เป็นที่ชัดเจนว่ายิ่งถ้อยคำคลุมเครือมากเท่าใด ก็ยิ่งมีแนวโน้มที่จะระบุลักษณะของคำขอผิดและการแต่งตั้งผู้ดำเนินการตามคำร้อง คำขอจะ "เดิน" จากแผนกหนึ่งไปยังอีกแผนกหนึ่ง และในระหว่างนี้ คุณจะรอคำตอบ
ขั้นตอนที่ 4
สุดท้าย จำเป็นต้องกำหนดขอบเขตของข้อมูลที่ร้องขอ เช่น ตามลำดับเวลาหรืออาณาเขต มันไม่มีประโยชน์ที่จะขอให้ค้นหาชื่อของคุณทั้งหมด คุณต้องระบุช่วงเวลาและขอบเขตของอาณาเขตเพื่อค้นหาญาติของคุณ