ในหลายกรณี คุณต้องเขียนจดหมายอุทธรณ์อย่างเป็นทางการถึงหน่วยงานบางแห่ง ทุกวันนี้ หลายฉบับถูกส่งทางอิเล็กทรอนิกส์ แม้ว่ากฎการร่างยังคงเหมือนเดิมกับเวอร์ชันจริง ดังนั้นคุณต้องจัดทำเอกสารดังกล่าวอย่างถูกต้องอย่างไร?
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
เริ่มต้นด้วยการระบุตำแหน่งและชื่อของผู้รับ ตัวอย่างเช่น: "ถึงหัวหน้าวิศวกรของ JSC Polad Ivanov SS" จากนั้นเขียนคำอุทธรณ์ของคุณที่ด้านบนของจดหมาย มักจะขึ้นต้นด้วยคำว่า "ที่รัก" ถัดมาคือชื่อเต็มและนามสกุลของผู้รับ คุณยังสามารถเขียนว่า "เรียนคุณ Ivanov" ได้โดยไม่ต้องระบุชื่อของเขา ที่อยู่ควรอยู่ตรงกลางพอดี
ขั้นตอนที่ 2
เขียนคำนำในหนังสืออุทธรณ์ของคุณ ระบุเหตุผลและวัตถุประสงค์ของจดหมายฉบับนี้ให้ชัดเจนและรัดกุม ผู้รับจากย่อหน้านี้ควรเข้าใจสาระสำคัญทั้งหมดของจดหมาย ตัวอย่างเช่น เริ่มแบบนี้: "ฉันกำลังเขียนถึงคุณเกี่ยวกับคุณภาพที่ไม่น่าพอใจของตลับลูกปืนที่คุณส่งให้เราจาก … ถึง …"
ขั้นตอนที่ 3
กรอกเนื้อหาหลักของจดหมาย ตามกฎแล้ว ประกอบด้วยสองถึงสี่ย่อหน้า ซึ่งแสดงความกังวลเกี่ยวกับปัญหาที่ระบุไว้ในคำนำ นอกจากนี้ ในส่วนนี้ ให้ระบุความคิดทั้งหมดของคุณเกี่ยวกับเรื่องนี้และแนวทางแก้ไขปัญหาที่เป็นไปได้ ระบุการดำเนินการเฉพาะที่ผู้รับควรดำเนินการเพื่อแก้ไขปัญหานี้ในอนาคตอันใกล้ ใช้กำหนดเวลา ตัวเลข และประโยคที่ชัดเจน
ขั้นตอนที่ 4
เขียนบทสรุป. ในส่วนนี้ให้จัดทำบทสรุปของหนังสืออุทธรณ์ทั้งหมด ตัวอย่าง: "ฉันแน่ใจว่าคุณจะแก้ไขสถานการณ์อันไม่พึงประสงค์นี้ และในอนาคตอันใกล้นี้ ความร่วมมือของเราจะเหมือนเดิม"
ขั้นตอนที่ 5
ใส่ลายเซ็นอย่างเป็นทางการซึ่งประกอบด้วยชื่อตำแหน่งและชื่อเต็มของคุณ ซึ่งมักจะนำหน้าด้วย: "ขอแสดงความนับถือ", "ขอแสดงความนับถือ", "ด้วยความหวังสำหรับความร่วมมือต่อไป" ฯลฯ เลือกตามสถานการณ์
ขั้นตอนที่ 6
ทำคำลงท้ายหรือคำลงท้าย ส่วนเล็ก ๆ นี้ตั้งอยู่ด้านล่างลายเซ็น มันไม่ค่อยใช้ในตัวอักษรของรูปแบบนี้ แต่บางครั้งมันก็มีที่ที่จะเป็น บทนำแจ้งผู้รับเกี่ยวกับเหตุการณ์สำคัญบางอย่างในชีวิตขององค์กรของผู้แต่งจดหมาย ตัวอย่างเช่น: “ป.ล. ฉันต้องการแจ้งให้คุณทราบว่าเปอร์เซ็นต์ของการปฏิเสธในชุดวัตถุดิบที่ได้รับเมื่อ 2 วันที่แล้วเพิ่มขึ้นเป็น 19%!"