ฝ่ายทรัพยากรบุคคลขององค์กรมักเผชิญกับความจำเป็นในการแก้ไขข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน วิธีการออกสัญญาจ้างใหม่ สมุดบันทึกการทำงาน และบัตรประจำตัวพนักงานที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนนามสกุล?
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ยอมรับใบสมัครจากพนักงานเพื่อแก้ไขข้อมูลส่วนบุคคลที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนนามสกุล (สำหรับครอบครัวและเหตุผลอื่น ๆ) ออกคำสั่งเกี่ยวกับความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลงเอกสารพนักงานทั้งหมดที่จัดการโดยแผนกทรัพยากรบุคคลและการบัญชี คำสั่งซื้อจะต้องลงทะเบียนในบันทึกการสั่งซื้อ ทำความคุ้นเคยกับคำสั่งของฝ่ายบุคคล ฝ่ายบัญชี และพนักงานเอง
ขั้นตอนที่ 2
ก่อนทำการเปลี่ยนแปลงสัญญาจ้าง ต้องทำข้อตกลงโดยสมัครใจกับพนักงาน หลังจากสรุปข้อตกลงแล้ว การแก้ไขสัญญาสามารถทำได้โดยการขีดฆ่าชื่อเดิมและเขียนชื่อใหม่ไว้เหนือคอลัมน์ที่เกี่ยวข้อง เพื่อยืนยันความถูกต้องตามกฎหมายของการแก้ไข ให้ระบุชื่อและหมายเลขของเอกสารบนพื้นฐานของการแก้ไข (เช่น ใบรับรองการสมรส / การหย่าร้าง) หลังจากนั้นข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงในช่อง “นามสกุล” ได้รับการรับรองจากนายจ้างและลูกจ้าง
ขั้นตอนที่ 3
ตามเอกสารที่ยืนยันความถูกต้องตามกฎหมายของการเปลี่ยนแปลงข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน การแก้ไขยังทำในสมุดงาน (ในหน้าแรกหรือหน้าชื่อเรื่อง) นามสกุลก่อนหน้านี้ถูกขีดฆ่าด้วยหนึ่งบรรทัดหลังจากนั้นจะมีการระบุชื่อใหม่ที่ด้านบนของรายการนี้ ลิงก์ไปยังใบรับรองที่เกี่ยวข้อง (และเอกสารอื่นๆ) ระบุไว้ที่ด้านในของปกสมุดงาน และเป็นบันทึกนี้ที่ได้รับการรับรองโดยลายเซ็นของนายจ้างและตราประทับของแผนกทรัพยากรบุคคล
ขั้นตอนที่ 4
ในบัตรส่วนบุคคลของพนักงาน นามสกุลเดิมของเขาจะถูกขีดฆ่าด้วยหนึ่งบรรทัดและจะมีการระบุชื่อใหม่ถัดไป (หรือสูงกว่า) ชื่อและหมายเลขของเอกสารตามการเปลี่ยนแปลงจะถูกระบุตรงข้ามคอลัมน์ "นามสกุล" ข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารสามารถป้อนได้ในคอลัมน์ X ของบัตรส่วนบุคคล ("ข้อมูลเพิ่มเติม") การแก้ไขเหล่านี้ต้องได้รับการรับรองจากเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล