ทุกวันนี้ จดหมายกลายเป็นสิ่งที่หายากและกลายเป็นอดีตไปแล้ว อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้ใช้ไม่ได้กับการติดต่อทางธุรกิจ จดหมายอย่างเป็นทางการคือเอกสารที่มีการติดต่อและบันทึกขั้นตอนหลักของความสัมพันธ์ทางธุรกิจ ความสามารถในการเขียนข้อความทางธุรกิจอย่างถูกต้องสะท้อนถึงคุณสมบัติของคู่ต่อสู้และทั้งบริษัท
มันจำเป็น
- - กระดาษแผ่นหนึ่ง
- - ปากกาหรือคอมพิวเตอร์พร้อมเครื่องพิมพ์
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ใช้หัวจดหมายอย่างเป็นทางการสำหรับจดหมายธุรกิจของคุณ ไม่ว่าเอกสารจะเขียนในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์หรือด้วยมือ เอกสารนั้นจะต้องมีโลโก้ของบริษัทผู้ส่ง นอกจากนี้ หัวจดหมายจะต้องประกอบด้วยหมายเลขโทรศัพท์ หมายเลขแฟกซ์ เว็บไซต์และที่อยู่อีเมล และที่อยู่ไปรษณีย์ของบริษัท อย่าลืมเว้นระยะขอบไว้ตามขอบ ซึ่งจำเป็นเพื่อให้สามารถจัดเก็บในโฟลเดอร์เก็บถาวรได้: 3 ซม. ทางด้านซ้ายและ 1.5 ซม. ทางด้านขวา
ขั้นตอนที่ 2
ใช้รูปแบบที่เป็นทางการเมื่อเขียนจดหมาย เอกสารทางธุรกิจจะต้องมีความชัดเจน อย่าลืมใส่หัวเรื่องในอีเมลของคุณ ห้ามใช้อีโมติคอนในการติดต่อทางธุรกิจ ในกรณีของการติดต่อกันต่อไป จำเป็นต้องทิ้งจดหมายไว้ในรูปแบบของใบเสนอราคาเพื่อเขียนคำตอบ ไม่จำเป็นต้องอ้างอิงข้อความทั้งหมดอย่างครบถ้วน คุณสามารถจำกัดตัวเองได้เฉพาะส่วนย่อยที่มีคำตอบเท่านั้น ในกรณีนี้ ฝ่ายตรงข้ามจะเข้าใจความเชื่อมโยงระหว่างคำตอบของคุณกับจดหมายของเขาได้ง่ายขึ้น
ขั้นตอนที่ 3
เริ่มจดหมายธุรกิจด้วยที่อยู่สุภาพ เช่น "เรียน Ivan Petrovich!" การอุทธรณ์ต้องอยู่ตรงกลางหน้า ชื่อเขียนเต็ม การใช้ชื่อย่อในกรณีนี้ไม่เป็นที่ยอมรับ ตามด้วยส่วนเกริ่นนำ ซึ่งควรสรุปวัตถุประสงค์ของจดหมาย เนื้อหาหลักของเอกสารคือส่วนถัดไป ซึ่งมีรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการแก้ไขปัญหาหลัก บทสรุปเป็นการสรุป เช่นเดียวกับการอุทธรณ์ไปยังผู้รับด้วยคำแถลงความคาดหวังของผู้ส่งจากผู้รับหรือข้อเสนอเฉพาะเพื่อแก้ไขปัญหาที่พิจารณาในจดหมาย
ขั้นตอนที่ 4
ให้ถูกต้องที่สุดในส่วนสุดท้าย อย่าตัดสินใจแทนผู้รับ แสดงความหวังว่าปัญหาจะได้รับการแก้ไขในวิธีที่ดีที่สุดในความเห็นของคุณ เป็นการผิดจรรยาบรรณในการเร่งผู้รับโดยใช้คำเช่น "ทันที" และ "ด่วน" ใช้รูปแบบที่ถูกต้องมากขึ้น: "โปรดให้คำตอบภายในเวลาดังกล่าว" ในจดหมายธุรกิจ ลายเซ็นต้องอยู่ในรูปแบบที่เป็นทางการ ตัวอย่างเช่น: "ขอแสดงความนับถือ Ivan Sergeevich Vasiliev" รวมถึงชื่อของคุณ ข้อมูลการติดต่อ และชื่อบริษัทในลายเซ็นของคุณ