บัตรข้อมูลเป็นสิ่งประดิษฐ์เก่าโดยที่เป็นไปไม่ได้เลยที่จะเขียนหนังสือหรือทำการวิจัยทางวิทยาศาสตร์ในปัจจุบัน กุญแจสู่งานสร้างสรรค์ที่มีประสิทธิภาพคือข้อมูลที่มีการจัดระเบียบอย่างดีและมีโครงสร้างที่ดี ด้วยการถือกำเนิดของวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ในการจัดเก็บและประมวลผลข้อมูล มีโอกาสใหม่ในการรวบรวมและรักษาดัชนีบัตรส่วนบุคคล แต่หลักการทั่วไปของการจัดระเบียบข้อมูลไม่ได้เปลี่ยนแปลง
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
กำหนดรูปแบบการจัดเก็บข้อมูลที่สะดวกสำหรับคุณ หน่วยเก็บข้อมูลสามารถเป็นหนังสือพิมพ์หรือคลิปหนีบนิตยสาร, การ์ดพิเศษ, แผ่นกระดาษ, สมุดบันทึก, นิตยสาร, เรื่องย่อ, ไฟล์ข้อความ การใช้ตู้เก็บเอกสารทางกายภาพอาจแตกต่างกัน: โฟลเดอร์สำหรับเอกสาร สมุดบันทึก ลิ้นชักสำหรับการ์ด ชุดโฟลเดอร์อิเล็กทรอนิกส์และไฟล์
ขั้นตอนที่ 2
ข้อกำหนดหลักประการหนึ่งสำหรับการ์ดคือความง่ายในการรับรู้ข้อความ บันทึกย่อบนการ์ดสามารถเขียนด้วยลายมือเรียบร้อย พิมพ์ พิมพ์บนแป้นพิมพ์คอมพิวเตอร์ แล้วพิมพ์หรือบันทึกลงในไฟล์
ขั้นตอนที่ 3
สำหรับตู้เก็บเอกสารที่ทำเป็นโฟลเดอร์สำหรับเก็บวัสดุที่พิมพ์ซ้ำหรือตัด ทำชั้นวางพิเศษหรือใช้ชั้นวางติดผนังหลายชั้น แต่ละโฟลเดอร์ควรมีเนื้อหาในหัวข้อเฉพาะ และควรระบุหัวข้อไว้ที่ด้านหน้าของโฟลเดอร์และบนสันหลัง ตู้เก็บเอกสารดังกล่าวควรให้ความสามารถในการค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็ว
ขั้นตอนที่ 4
หากคุณต้องการใช้บัตรห้องสมุดมาตรฐาน ให้ทำกล่องพิเศษที่เหมาะกับบัตร เมื่อวัสดุสะสมและเงินทุนด้านข้อมูลเพิ่มขึ้น คุณอาจต้องสร้างตู้เก็บของพิเศษ เช่นเดียวกับที่ทำขึ้นสำหรับแคตตาล็อกห้องสมุด ข้อดีของตู้เก็บเอกสารประเภทนี้คือใช้งานง่ายและเข้าถึงข้อมูลได้ ข้อเสียคือข้อมูลจำนวนเล็กน้อยที่สามารถใส่ลงในการ์ดได้
ขั้นตอนที่ 5
จัดให้มีการสร้างชนิดของการสะสมเบื้องต้น ในกรณีนี้ ข้อมูลใดๆ ที่คุณชอบจะไปที่ไดรฟ์โดยไม่มีการจำแนกประเภทเบื้องต้น แก้ไขไดรฟ์เป็นระยะ ตรวจทานวัสดุ และใส่ไว้ในโฟลเดอร์เฉพาะเรื่อง หากข้อมูลควรอยู่ในโฟลเดอร์ที่มีหัวข้อต่างกัน ให้คัดลอกข้อมูลนั้น
ขั้นตอนที่ 6
พิจารณาอีกทางเลือกหนึ่งในการเก็บตู้เก็บเอกสาร (โดยไม่ต้องสะสมล่วงหน้า) ในกรณีนี้ คลิปจะถูกวางลงในสมุดบันทึกทันทีที่เลือก การ์ดแต่ละใบจะได้รับสองตัวเลข: หมายเลขของแผ่นจดบันทึกและหมายเลขซีเรียลของข้อความแสดงข้อมูลในแผ่นจดบันทึก ขนานกัน รูบริเคเตอร์กำลังถูกสร้างขึ้น จดหมายเลขของการ์ดและธีมลงในการ์ด จัดเก็บสื่อสิ่งพิมพ์ขนาดใหญ่ในโฟลเดอร์ที่แยกจากกัน และเขียนเพียงข้อความสั้นๆ และลิงก์ไปยังโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้องในสมุดบันทึก
ขั้นตอนที่ 7
การเก็บตู้เก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นั้นปราศจากข้อเสียหลายประการของบัตรกระดาษ เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ทำให้สามารถสร้างฐานข้อมูลบนพื้นฐานต่างๆ และจัดโครงสร้างเนื้อหาตามหัวข้อ ข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับกองทุนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์คือการสร้างไฟล์เก็บถาวรที่ซ้ำกัน ซึ่งควรโอนไปยังสื่อแบบถอดได้ ในกรณีนี้ ความเสี่ยงของการสูญเสียข้อมูลหากฮาร์ดดิสก์ของคอมพิวเตอร์เสียหายจะลดลง