ในสังคมสมัยใหม่ เมื่อทุกนาทีของเวลามีค่า การสนทนาทางโทรศัพท์ได้กลายเป็นรูปแบบการสื่อสารที่พบบ่อยที่สุดในหมู่ผู้คน เพื่อนและคนรู้จักญาติและเพื่อนสื่อสารด้วยความช่วยเหลือของการสื่อสารทางโทรศัพท์การเจรจาทางธุรกิจกำลังดำเนินการอยู่ วิธีการพูดทางโทรศัพท์อย่างถูกต้อง?
กฎพื้นฐานที่ควรปฏิบัติตามเมื่อพูดคุยทางโทรศัพท์ควรเหมือนกันสำหรับพนักงานทุกคน:
- รับสายเรียกเข้าทั้งหมด
- รับโทรศัพท์ทันทีหลังการโทร โดยไม่บังคับให้ลูกค้าโทรหาสิ่งอำนวยความสะดวกเป็นเวลาหลายชั่วโมง
- เมื่อรับสาย อย่าลืมกล่าวทักทาย ตั้งชื่อองค์กร และแนะนำตัวเอง
- หากผู้โทรไม่แนะนำตัวเอง ให้ค้นหาชื่อและนามสกุลอย่างสุภาพด้วยวลี: "ฉันจะติดต่อคุณได้อย่างไร"
- คุณต้องพูดทางโทรศัพท์อย่างถูกต้อง พยายามอย่าให้วลีในการสนทนา: "คุณต้องการอะไร" "ไม่มีใคร" "ฉันไม่รู้อะไรเลย" สิ่งนี้บ่อนทำลายศักดิ์ศรีของสถาบันและทำให้เกิดทัศนคติที่คลุมเครือต่อพนักงาน ทำให้พวกเขาสงสัยในความสามารถทางวิชาชีพของตน
- ติดตามการออกเสียง น้ำเสียงสูงต่ำ และอัตราการพูด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้โทรเข้าใจคุณดี
- หากสายโทรศัพท์ที่สองเปิดอยู่ในระหว่างการสนทนาทางโทรศัพท์ คุณต้องขอโทษผู้ใช้บริการรายแรก รับสายและแจ้งสมาชิกคนที่สองว่าคุณกำลังยุ่ง อย่าลืมถามเขาว่าเขาจะรอหรือคุณจะโทรกลับในภายหลัง จากนั้นสนทนาต่อกับสมาชิกคนแรกเท่านั้น
- หากผู้โทรถามหาพนักงานที่ไม่อยู่ในปัจจุบัน ให้ขออภัยและระบุเวลาที่เขาจะมาทำงานด้วย
- ตั้งใจฟังผู้สมัครสมาชิกพยายามอย่าขัดจังหวะหรือโต้เถียงกับเขา นี่เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการรับข้อมูลที่จำเป็นจากคู่สนทนา
- ในตอนท้ายของการสนทนา ขอบคุณสำหรับการโทร
มีรายละเอียดปลีกย่อยในการสนทนาทางโทรศัพท์กับเพื่อนและครอบครัว อย่าลืมกฎของฟอร์มที่ดี ก่อนการสนทนา นักจิตวิทยาแนะนำให้สร้างประโยคเกริ่นนำหนึ่งหรือสองประโยค จากนั้นจึงสนทนาต่อ ถามเพื่อนว่าเขามีเวลาว่างที่จะคุยโทรศัพท์หรือไม่ ตามมารยาท คนที่โทรมาควรหยุดการสนทนา
หากคุณปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ง่ายๆ เหล่านี้ การโทรศัพท์จะเป็นวิธีที่ดีสำหรับคุณในการสื่อสารกับผู้คนจำนวนมาก
