ชีวิตที่กระฉับกระเฉงทางสังคมและธุรกิจของเรามักเกี่ยวข้องกับการมีส่วนร่วมในการประชุมประเภทต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการประชุมผู้ถือหุ้น การประชุมสามัญของสมาชิกสหกรณ์ HOA หรือการประชุมสาธารณะอื่นๆ บทบาทของการประชุมดังกล่าวคือการแก้ไขและจัดทำเอกสารประเด็นสำคัญที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมขององค์กรสาธารณะหรือนิติบุคคล การสะท้อนที่ถูกต้องในเอกสารของการตัดสินใจที่นำมาใช้ในที่ประชุมยืนยันความถูกต้องตามกฎหมายและเป็นเอกสารทางกฎหมาย
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ในการจัดทำรายงานการประชุม ให้ใช้กระดาษมาตรฐานขนาด A4 ชื่อเรื่องของรายงานการประชุมต้องมีชื่อเรื่องของเอกสารและส่วนเกริ่นนำที่แสดงถึงเหตุผลที่จัดประชุมประชาชนหรือผู้ถือหุ้น
ขั้นตอนที่ 2
ใต้หัวข้อ ให้ระบุวันประชุมและที่อยู่ รวมทั้งจำนวนคนที่มาประชุมด้วย หากผู้ที่เข้าร่วมแสดงตนตามใบลงทะเบียน ก็จะต้องสะท้อนให้เห็นในระเบียบการด้วย สะท้อนรูปแบบการประชุม: โดยการสำรวจเบื้องต้น, ตามคำสั่งส่วนตัวด้วยการแสดงตนเป็นส่วนตัว, หรือใช้รูปแบบการมีส่วนร่วมร่วมกัน.
ขั้นตอนที่ 3
ระบุนามสกุล ชื่อ และนามสกุลของประธานและเลขานุการที่ได้รับเลือกจากที่ประชุม สะท้อนถึงจำนวนคะแนนเสียงที่เห็นด้วย คัดค้าน และงดออกเสียง
ขั้นตอนที่ 4
อธิบายรายการประเด็นในวาระการประชุม โดยเริ่มจากประเด็นเร่งด่วนที่สุด นับจำนวน และบันทึกการกล่าวสุนทรพจน์ การอภิปราย และการลงคะแนนเสียงในแต่ละประเด็น โดยเริ่มด้วยหมายเลข ในการบันทึกสุนทรพจน์ จำเป็นต้องระบุเฉพาะสาระสำคัญของรายงานที่นำเสนอเท่านั้น ควรระบุไว้อย่างกระชับ แต่ในรูปแบบที่ไม่คลุมเครือ หากจำเป็น สามารถแนบข้อความของคำพูดลงในรายงานการประชุมได้ ข้อสังเกตและข้อสังเกตทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับสาระสำคัญของคำพูดควรระบุพร้อมการระบุชื่อ
ขั้นตอนที่ 5
บันทึกสำหรับแต่ละประเด็นจะต้องลงท้ายด้วยการตัดสินใจที่มีการบ่งชี้ผลการลงคะแนน หลังจากข้อความอภิปรายทุกประเด็นในระเบียบวาระแล้ว แสดงว่าปิดการตัดสินทั่วไปของที่ประชุมแล้ว
ขั้นตอนที่ 6
ลงนามในรายงานการประชุมโดยประธานและเลขานุการการประชุม และยื่นต่อองค์กรของคุณหรือประธานการประชุม