เป็นเรื่องปกติที่จะยื่นคำร้องต่อองค์กรและพนักงานในรูปแบบของคำร้องเรียน ซึ่งเป็นคำแถลงประเภทหนึ่งที่อธิบายสถานการณ์และเงื่อนไขที่สิทธิของผู้สมัครถูกละเมิดหรือละเมิดตลอดจนข้อกำหนดในการดำเนินการกับ ผู้กระทำความผิดนี้ การตอบสนองต่อการร้องเรียนจะต้องเขียนอย่างมีประสิทธิภาพจากมุมมองทางกฎหมาย การวางกรอบการตอบสนองการร้องเรียนของคุณอย่างถูกต้องจะช่วยปกป้องผลประโยชน์ของคุณ
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ขั้นแรก เมื่อคุณได้รับการร้องเรียน ให้ยอมรับและลงทะเบียน โปรดระบุวันที่รับ ชื่อและตำแหน่งของผู้ที่ได้รับ ให้สำเนาการร้องเรียนแก่ผู้ร้องเรียนเอง ทำเครื่องหมายและยอมรับ โปรดทราบว่าแม้ว่าคุณจะไม่ยอมรับข้อเรียกร้อง แต่ผู้อ้างสิทธิ์ก็สามารถส่งถึงคุณโดยทางไปรษณีย์ที่ได้รับการรับรองพร้อมใบตอบรับ โดยหลักการแล้ว นี่จะเพียงพอที่จะถือว่าคุณได้รับการเรียกร้องแล้ว
ขั้นตอนที่ 2
เมื่อร่างการตอบสนองต่อข้อข้องใจ ให้เตรียมหลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษรที่จะสนับสนุนตำแหน่งของคุณ สร้างลำดับเหตุการณ์ของเหตุการณ์ที่กล่าวถึงในการอ้างสิทธิ์ใหม่ด้วย ต่อจากนี้ คำตอบของคุณต่อการร้องเรียนสามารถนำมาใช้ในศาลเพื่อเป็นหลักฐานยืนยันตำแหน่งของคุณได้ ดังนั้นให้พยายามแก้ไขปัญหาอย่างสันติ และเสนอค่าตอบแทนบางอย่างแก่ลูกค้าเพื่อตอบสนองต่อการร้องเรียน หากปัญหาไม่ได้รับการแก้ไขและจะถูกส่งต่อไปยังศาล ตำแหน่งของคุณอาจส่งผลดีต่อการตัดสินของศาล โดยปกติ กรอบเวลาสำหรับการตอบข้อเรียกร้องจะกำหนดไว้ที่ส่วนท้ายของสัญญา เป็นความรับผิดชอบของคุณ ในฐานะผู้รับการเรียกร้อง ในการรับ ตรวจสอบ และตอบกลับเป็นลายลักษณ์อักษรภายในกรอบเวลานี้
ขั้นตอนที่ 3
ในการตอบสนองต่อการร้องเรียน ให้ระบุข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับเอกสารนี้ กล่าวคือ:
เขียนชื่อบริษัท รายละเอียดการลงทะเบียน และที่อยู่ของผู้ส่งและผู้รับเรื่องร้องเรียน
ขั้นตอนที่ 4
ระบุลักษณะของการร้องเรียน หากการเรียกร้องได้รับความพึงพอใจทั้งหมดหรือบางส่วน ให้ระบุจำนวนเงินค่าชดเชยตลอดจนระยะเวลาและวิธีการชดเชย
ขั้นตอนที่ 5
หากคุณปฏิเสธที่จะปฏิบัติตามคำร้องเรียน ให้ระบุเหตุผลในการปฏิเสธ โดยอ้างอิงเอกสารทางกฎหมายบางฉบับ บทความของกฎหมาย อย่าลืมรวมเอกสารทั้งหมดที่มาพร้อมกับการตอบกลับการร้องเรียนของคุณ