ข้อความทางโทรศัพท์เป็นข้อความสั้น ๆ แต่สำคัญที่ส่งทางโทรศัพท์ ดังนั้นส่วนใหญ่มักจะแจ้งเกี่ยวกับการจัดประชุม, การประชุม, การประชุม ข้อความทางโทรศัพท์อาจมีคำสั่งเร่งด่วนจากหัวหน้า ข้อความทางโทรศัพท์คือขาเข้าที่คุณได้รับและขาออกที่คุณส่ง ทั้งสองประเภทมีการออกแบบที่คล้ายกัน
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ที่มุมซ้ายบนของกระดาษ ให้ใส่ชื่อเต็มขององค์กรของคุณ และถ้าจำเป็น ให้ระบุชื่อหน่วยโครงสร้าง เช่น "การบริหารเมือง N" และกรมสามัญศึกษา
ขั้นตอนที่ 2
ที่มุมขวาบน ให้เขียนผู้รับข้อความทางโทรศัพท์ ระบุตำแหน่งนามสกุลและชื่อย่อของบุคคล: "ผู้อำนวยการโรงเรียนหมายเลข 37 Ivanov II" หากมีผู้รับหลายคน ไม่จำเป็นต้องระบุนามสกุล: "ผู้อำนวยการโรงเรียนในเมือง N". แนบรายชื่อสถาบันทั้งหมดที่ส่งไปยังข้อความทางโทรศัพท์
ขั้นตอนที่ 3
สองบรรทัดด้านล่าง วางคำว่า "โทรเลข" และหมายเลขประจำเครื่อง สำหรับข้อความทางโทรศัพท์ที่ส่งออก โปรดระบุวันที่รวบรวมด้านล่าง
ขั้นตอนที่ 4
จากนั้นตามด้วยข้อความจริงของข้อความทางโทรศัพท์: “ในวันที่ 22 กุมภาพันธ์ เวลา 17.00 น. จะมีการประชุมในแผนกการศึกษาเกี่ยวกับการปรับปรุงกิจกรรมของโรงเรียนในเมือง การเข้าร่วมประชุมของผู้อำนวยการโรงเรียนเป็นข้อบังคับอย่างเคร่งครัด เมื่อเตรียมข้อความของข้อความทางโทรศัพท์ ให้หลีกเลี่ยงคำและวลีที่หูเข้าใจยากและออกเสียงยาก จำไว้ว่าข้อความควรให้ข้อมูลและสั้น - ไม่เกิน 50 คำ
ขั้นตอนที่ 5
เมื่อส่งข้อความทางโทรศัพท์ ให้ออกเสียงคำให้ชัดเจน โดยเฉพาะที่อยู่ นามสกุล ชื่อและนามสกุลของผู้คน ชื่อถนน วันที่และเวลาของเหตุการณ์ ในตอนท้าย อย่าลืมอ่านข้อความอีกครั้งและตรวจดูให้แน่ใจว่าคู่สนทนาของคุณเขียนทุกอย่างถูกต้อง ฟังอย่างระมัดระวังเมื่อรับข้อความทางโทรศัพท์ หากคุณมีคำถามใด ๆ ให้ชี้แจงทันที
ขั้นตอนที่ 6
ใต้ข้อความหลักคือตำแหน่ง นามสกุล และชื่อย่อของหัวหน้าที่ลงนามในข้อความทางโทรศัพท์: "หัวหน้ากรมสามัญศึกษา Petrov PP" เอกสารขาออกจะต้องมีลายเซ็นส่วนตัวของเขาด้วย
ขั้นตอนที่ 7
ที่ด้านล่างของหน้า ให้ป้อนข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานที่ทำงานกับข้อความทางโทรศัพท์ โดยปกติแล้ว ตำแหน่ง นามสกุลและชื่อย่อของบุคคลที่ส่งข้อความ หมายเลขโทรศัพท์ที่ทำงานของเขา ตลอดจนวันที่และเวลาในการส่งจะวางอยู่ทางด้านซ้าย ด้านขวาเป็นข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลที่รับเอกสาร: ตำแหน่ง, นามสกุลและชื่อย่อ, หมายเลขโทรศัพท์, วันที่และเวลาที่รับสมัคร
ขั้นตอนที่ 8
ข้อความโทรศัพท์ที่ส่งออกจะถูกวาดขึ้นในสำเนาเดียวและจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์พิเศษ เป็นการดีกว่าที่จะมีข้อความขาเข้าเป็นสองชุด: คุณมอบข้อความแรกให้กับผู้จัดการเพื่อทำงานต่อไป ส่วนชุดที่สองที่คุณใส่ในโฟลเดอร์เพื่อความปลอดภัย