จดหมายบางฉบับจบลงอย่างคลุมเครือจนผู้รับสับสน เขาต้องอ่านข้อความซ้ำเพื่อทำความเข้าใจสาระสำคัญ เนื่องจากไม่มีเวลา ผู้รับอาจทิ้งจดหมายหรือทำอะไรบางอย่างเพื่อเบี่ยงเบนความสนใจและไม่เจาะลึกสถานการณ์ดังกล่าวอีกต่อไป ตอนจบที่ชัดเจน รัดกุม และมีประสิทธิภาพเน้นการเคารพผู้อ่าน และช่วยตอบสนองต่อคำขอหรือความต้องการได้อย่างรวดเร็ว
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ระบุสิ่งที่คุณต้องการจะพูดในสามจุด ดูเหมือนว่าความคิดจะถูกนำเสนออย่างชัดเจน แต่การรับรู้ข้อมูลขึ้นอยู่กับสถานะของผู้อ่าน ดังนั้น อ่านข้อความซ้ำแล้วเขียนความคิดหลักสามประการแยกกัน ข้อมูลเหล่านี้อาจเป็นข้อเท็จจริง วันที่ ชื่อ ฯลฯ ไม่จำเป็นต้องใช้อารมณ์ที่นี่เขียนสั้น ๆ ในคำไม่กี่คำเพราะคุณเพียงแค่ต้องสรุปจำประเด็นหลัก
ขั้นตอนที่ 2
จดการดำเนินการสามอย่างสำหรับผู้รับอีเมล ปฏิกิริยาของผู้คนไม่อาจคาดเดาได้ ดูเหมือนว่าคุณสามารถตอบสนองต่อข้อมูลที่นำเสนอได้อย่างชัดเจน แต่บุคคลนั้นขึ้นอยู่กับนิสัยและความตั้งใจของแต่ละบุคคล หากคุณไม่ระบุสิ่งที่คุณคาดหวังจากผู้อ่านให้ชัดเจน เขาจะไม่เข้าใจหรือพูดว่าเขาไม่เข้าใจ
ขั้นตอนที่ 3
จัดเรียงรายการจากขั้นตอนก่อนหน้าโดยเรียงลำดับตามความสำคัญ ตอนจบของจดหมายบางครั้งคล้ายกับคำสุดท้ายในเซสชั่นของศาล: ความประทับใจของผู้รับจดหมาย ข้อสรุปและผลที่ตามมาขึ้นอยู่กับสิ่งนี้ ลบรายการออกจากรายการที่ละเว้นได้โดยไม่กระทบต่อความหมายของข้อความ วางรายการสั้น ๆ ที่เหลือไว้ที่ท้ายจดหมายเพื่อไม่ให้ผู้อ่านพลาดอะไร
ขั้นตอนที่ 4
ระบุกรอบเวลา หากคุณกำลังรอปฏิกิริยาต่อจดหมาย ให้เจาะจงเกี่ยวกับความคาดหวังของคุณ บางคนมีแนวโน้มที่จะล่าช้าไปจนถึงช่วงสุดท้าย ดังนั้นการระบุเวลาที่เฉพาะเจาะจงอาจไม่ฟุ่มเฟือย
ขั้นตอนที่ 5
ฝากรายละเอียดการติดต่อของคุณ ผู้ติดต่อของคุณควรจะสามารถค้นหาโทรศัพท์ของคุณได้อย่างรวดเร็ว คาดคะเนสถานการณ์ดังกล่าวและใส่ข้อมูลที่จำเป็นในจดหมายเผื่อในกรณีที่แน่ใจว่าผู้รับมีข้อมูลดังกล่าวแล้ว
ขั้นตอนที่ 6
สุภาพ พูดอะไรดีๆ ขอบคุณที่สละเวลา ผู้รับจะตอบสนองด้วยความเต็มใจมากขึ้นและติดต่อกันเร็วขึ้นหากจดหมายดังกล่าวทำให้เขาพอใจหรือป้องกันไม่ให้เขาได้รับประสบการณ์ที่ไม่พึงประสงค์
ขั้นตอนที่ 7
อย่าลืมลงนามในข้อความด้วยชื่อของคุณ: สิ่งนี้สร้างความรู้สึกของการสื่อสารที่แท้จริง เป็นสิ่งสำคัญสำหรับบุคคลที่จะมุ่งเน้นไปที่คำตอบและดำเนินการด้วยความรับผิดชอบ นำโดยตัวอย่างและผู้คนจะปฏิบัติต่อคุณในลักษณะเดียวกัน