การติดต่อทางธุรกิจเป็นองค์ประกอบที่ขาดไม่ได้ของกิจกรรมการผลิตขององค์กร องค์กร บริษัท เช่นเดียวกับขั้นตอนอื่น ๆ มันถูกควบคุม ข้อกำหนดบางประการกำหนดไว้ในเนื้อหาและการออกแบบของจดหมายอย่างเป็นทางการ
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ก่อนอื่นอ่าน GOST R 6.30-2003 ซึ่งอธิบายรายละเอียดข้อกำหนดทั้งหมดสำหรับการออกแบบจดหมายอย่างเป็นทางการขนาดตัวอักษรและระยะขอบ
ขั้นตอนที่ 2
เขียนจดหมายอย่างเป็นทางการบนหัวจดหมายขององค์กรของคุณ ต้องมีชื่อเต็ม รายละเอียดธนาคารและกฎหมาย หมายเลขติดต่อ ที่อยู่ประจำและอีเมล
ขั้นตอนที่ 3
ที่มุมขวาบน ระบุนามสกุล ชื่อและนามสกุลของผู้รับ ตำแหน่ง และชื่อขององค์กร เขียนที่อยู่ไปรษณีย์โดยละเอียดขององค์กรผู้รับ อย่าลืมระบุดัชนี
ขั้นตอนที่ 4
ในช่องด้านซ้ายบน มักจะมีที่สำหรับหมายเลขทะเบียนขาออกของจดหมายฉบับนี้และวันที่ลงทะเบียน คุณควรเขียนหัวเรื่องของจดหมายที่นั่นด้วย ควรระบุในรูปแบบสั้น ๆ ในหนึ่งประโยค การระบุหัวข้อจะช่วยให้ผู้รับของคุณกำหนดการดำเนินการของจดหมายได้อย่างรวดเร็ว และตัดสินใจว่าใครจะได้รับมอบหมายให้จัดเตรียมเอกสารสำหรับจดหมายนั้นและคำตอบ
ขั้นตอนที่ 5
จดหมายใดๆ แม้แต่จดหมายที่เป็นทางการ ก็เริ่มต้นด้วยคำทักทาย เป็นที่พึงปรารถนาที่จะมีชื่อเต็มและนามสกุลของผู้รับ เริ่มทักทายด้วยคำว่า "เรียน" ชื่อและนามสกุลของผู้รับ ถ้าคุณไม่คุ้นเคยกับเขาเป็นการส่วนตัว คุณสามารถค้นหาได้ทางอินเทอร์เน็ตหรือโทรติดต่อบริษัทที่เขาทำงาน อย่าละเลยเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ นี้ เนื่องจากเป็นสิ่งสำคัญสำหรับคุณตั้งแต่วลีแรกในการเอาชนะบุคคลในชื่อที่คุณเขียนจดหมาย
ขั้นตอนที่ 6
ในย่อหน้าแรก ก่อนที่จะนำเสนอเนื้อหาหลักของจดหมาย ให้แนะนำสั้น ๆ - เตือนผู้รับของสถานการณ์ก่อนหน้านี้ ให้สถิติหรือข้อมูลพื้นฐานอื่น ๆ ที่จำเป็นสำหรับเขาเพื่อให้เข้าใจสาระสำคัญของข้อความของคุณดีขึ้น วรรคแรกเกริ่นนำควรขึ้นต้นด้วยคำว่า: "ในเวลาเดียวกันเราจะส่งให้คุณ … ", "ตามข้อตกลงที่บรรลุ … " หรือ "เนื่องจากข้อเท็จจริงที่ว่า … " เป็นต้น