สถาบันเก็บถาวรไม่เพียงแต่เก็บเอกสาร แต่ยังให้ประชาชนสามารถเข้าถึงข้อมูลที่เก็บถาวร วิธีหนึ่งในการตระหนักถึงความเป็นไปได้นี้คือการเข้าถึงเอกสารที่เก็บถาวรในห้องอ่านหนังสือ มาดูกันดีกว่าว่าใครสามารถเยี่ยมชมห้องอ่านหนังสือและทำงานอย่างไร
ห้องอ่านหนังสือในหอจดหมายเหตุทางประวัติศาสตร์ของรัฐเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้ผู้เข้าชมสามารถทำงานกับเอกสารได้ ตามกฎแล้ว นักวิจัยทำงานกับเอกสารเพื่อวัตถุประสงค์ในการเขียนบทความทางวิทยาศาสตร์ บทความ หนังสือ ตลอดจนผู้ที่วาดต้นไม้ลำดับวงศ์ตระกูล
ในการไปที่ห้องอ่านหนังสือคุณต้องมาที่ห้องเก็บเอกสารด้วยบัตรประจำตัว (หนังสือเดินทาง, ใบขับขี่) กรอกแบบฟอร์มใบสมัครและใบสมัครที่ระบุหัวข้อของงาน ในคลังเอกสารหลายแห่ง สามารถทำได้ทางอีเมล การส่งเอกสารที่สแกน และเมื่อไปที่ห้องอ่านหนังสือ คุณต้องจัดเตรียมเอกสารดังกล่าวในรูปแบบต้นฉบับ
ผู้ที่กำลังมองหาญาติข้อมูลที่จำเป็นสำหรับ 75 ปีที่ผ่านมาจำเป็นต้องมีเอกสารพิสูจน์ความเป็นญาติกับพวกเขา ดังนั้น หากท่านต้องการข้อมูลเกี่ยวกับการเข้าร่วมกับคมโสมของคุณปู่ของท่านทางฝั่งบิดา ท่านต้องมีเอกสารของบิดาและเอกสารของท่านติดตัวไปด้วย (สูติบัตร หนังสือเดินทาง โดยสามารถสืบสกุล ทะเบียนสมรสได้ สำหรับผู้หญิง). นอกจากนี้ พนักงานห้องอ่านหนังสือจะต้องทำความคุ้นเคยกับกฎการทำงานให้ผู้มาเยี่ยมชม
หลังจากเอกสารในห้องอ่านหนังสือ ผู้เยี่ยมชมจะได้รับคำแนะนำและวิธีการช่วยเหลืออื่น ๆ: รายการ, การลงทะเบียนของสินค้าคงเหลือ, ดัชนี, แคตตาล็อก) จากนั้นผู้ใช้ก็คุ้นเคยกับสินค้าคงคลังของกองทุนแล้ว
รายการเอกสารสำคัญคือไดเร็กทอรีเก็บถาวรที่มีรายการหน่วยจัดเก็บของกองทุนจดหมายเหตุ การรวบรวม และมีไว้สำหรับการบัญชีและการเปิดเผยเนื้อหาอย่างเป็นระบบ
ผู้เข้าชมจัดทำคำขอซึ่งระบุกรณีที่เลือก หอจดหมายเหตุกำหนดข้อ จำกัด เกี่ยวกับจำนวนคดีตามกฎการทำงาน นักวิจัยจะไม่สามารถรับไฟล์ได้ทันที แต่หลังจากเวลาที่กำหนดโดยกฎของที่เก็บถาวร โดยปกติช่วงเวลาคือ 1 ถึง 3 วัน ความจริงก็คือมีการจัดเก็บเอกสารหลายพันฉบับไว้ในที่เก็บถาวร และเป็นไปไม่ได้เลยที่จะหยิบขึ้นมาอย่างรวดเร็ว กรณีต่างๆ จะถูกเก็บไว้ในที่เก็บถาวรขนาดใหญ่ ซึ่งอาจตั้งอยู่ในอาคารต่างๆ หากที่เก็บถาวรมีหลายอาคาร จึงต้องใช้เวลาในการค้นหากรณี นอกจากนี้ ก่อนออกหนังสือให้พนักงาน จะต้องตรวจสอบแต่ละกรณีทีละหน้าและบันทึกการมีอยู่ของเอกสารทั้งหมด หลังจากนี้คดีจะสามารถเข้าไปในห้องอ่านหนังสือได้
คุณต้องเตรียมพร้อมสำหรับความจริงที่ว่าเอกสารบางอย่างอาจถูกปิดสำหรับผู้ใช้ นี่เป็นเพราะความลับของข้อมูลบางอย่าง (ความลับของรัฐ ข้อมูลส่วนบุคคล ฯลฯ) เอกสารที่จำกัดสามารถดูได้โดยเจ้าหน้าที่เก็บถาวรเท่านั้น หากผู้วิจัยต้องการข้อมูลบางอย่างจากเอกสารดังกล่าว เขาสามารถสั่งใบรับรอง (การไต่สวนทางสังคม-กฎหมายหรือเฉพาะเรื่อง) ซึ่งจะดำเนินการภายในกรอบเวลาที่กำหนด
นอกจากนี้ บางครั้งข้อจำกัดอาจเกิดจากสภาพร่างกายที่ไม่ดีของเอกสาร
หลังจากออกห้องอ่านหนังสือแล้ว ผู้วิจัยมีสิทธิทำงานกับเอกสาร คัดแยกจากพวกเขา การทำสำเนา (การถ่ายภาพ การสแกน ถ่ายเอกสาร) เป็นบริการแบบชำระเงิน
หลังจากที่ผู้วิจัยทำงานที่จำเป็นเสร็จแล้ว ไฟล์จะถูกส่งไปยังพนักงานของห้องอ่านหนังสือ ซึ่งจะโอนไฟล์เหล่านั้นไปยังที่เก็บถาวร ผู้เก็บเอกสารจะตรวจสอบการมีอยู่และสภาพของเอกสารทีละหน้า แล้ววางให้เข้าที่
กฎบางอย่างได้รับการพัฒนาเกี่ยวกับสิ่งที่สามารถทำได้และสามารถทำได้ในห้องอ่านหนังสือ ตัวอย่างเช่น ห้ามนำอาหารไปที่ห้องอ่านหนังสือโดยเด็ดขาด สวมเสื้อตัวนอก พร้อมกระเป๋าและหีบห่อขนาดใหญ่ควรใช้ถุงมือกับเอกสาร - วิธีนี้จะช่วยยืดอายุของเอกสารให้ปลอดภัยและป้องกันตัวเองจากฝุ่นได้ ความจริงก็คือหลังจากพลิกนิ้วของคุณรอยไขมันบนกระดาษยังคงอยู่บนแผ่นซึ่งทำลายมันด้วย แน่นอนคุณไม่สามารถฉีกแผ่นฉีกออกจากกล่องเขียนได้ ท้ายที่สุด เอกสารเก็บถาวรทุกฉบับมีประวัติ เขามีเอกลักษณ์ในตัวเอง ยิ่งเราสามารถบันทึกเอกสารได้นานเท่าไร เอกสารเหล่านั้นก็จะสามารถให้บริการเราได้เพื่อประโยชน์ของเราเท่านั้น