ในชีวิตของทุกคน สถานการณ์ต่างๆ เกิดขึ้นเมื่อจำเป็นต้องเขียนจดหมายถึงเจ้าหน้าที่ระดับสูง หลายคนหลงทางและไม่สามารถหาคำที่เหมาะสมได้ในลักษณะเชิงธุรกิจและมีเหตุผลเพื่อสร้างข้อความของพวกเขา เพื่อไม่ให้จดหมายถูกโยนลงถังขยะ แต่จะถูกอ่านจนจบและตอบอย่างแน่นอน มีข้อกำหนดเบื้องต้นหลายประการที่ควรพิจารณาเมื่อเขียนจดหมาย
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
จิตวิญญาณของธุรกิจ
ทิ้งความรู้สึกทั้งหมดออกไป แม้ว่าบางครั้งจะเป็นเรื่องยากก็ตาม ในสภาวะที่ตื่นเต้นและกระวนกระวายใจ คุณไม่น่าจะเขียนข้อความที่ผู้รับต้องการอ่าน เป็นไปได้มากว่าจดหมายจะกลายเป็นเรื่องวุ่นวาย นำความคิด พยายามใส่ทุกอย่างที่คุณต้องการพูดในหัวของคุณ จากนั้นข้อความของคุณก็จะสมเหตุสมผล ให้ข้อมูลและเฉพาะเจาะจงที่สุด โอกาสที่เขาจะไม่ถูกละเลยเพิ่มขึ้นเป็นร้อยเท่า
ขั้นตอนที่ 2
การลงทะเบียน
มีกฎเกณฑ์บางประการในการจัดทำจดหมายอย่างเป็นทางการ พยายามเติมเต็มอย่างน้อยบางส่วน ที่มุมบนของจดหมาย ให้วางข้อความสั้น ๆ ซึ่งระบุถึงจดหมาย ตัวอย่างเช่น:
รัฐมนตรีว่าการกระทรวงศึกษาธิการและวิทยาศาสตร์แห่งสหพันธรัฐรัสเซีย A. A. ฟูร์เซนโก
ด้านล่างนี้ คุณสามารถตั้งชื่อผู้รับรายอื่นได้ (เพื่อความน่าเชื่อถือที่มากขึ้น) ตัวอย่างเช่น:
สำเนา. M. V. รัฐมนตรีช่วยว่าการกระทรวงศึกษาธิการและวิทยาศาสตร์แห่งสหพันธรัฐรัสเซีย ดูลินอฟ
นั่นคือคุณจะรู้ว่าสำเนาจดหมายของคุณจะถูกส่งไปยังรัฐมนตรีช่วยว่าการ
ได้รับอนุญาตที่นั่น ด้านล่างชื่อผู้รับ เพื่อระบุว่าจดหมายนั้นมาจากใคร จากกลุ่มครูของโรงเรียนมัธยมหมายเลข 1 มอสโก (แนบแผ่นงานที่มีชื่อและลายเซ็น) หรือ: จาก A. A. Ivanova อาศัยอยู่ที่: (ที่อยู่เต็ม) อย่างไรก็ตาม คุณสามารถใส่ข้อมูลของผู้ส่งที่ท้ายจดหมายได้
หลังจาก "หัวเรื่อง" ดังกล่าวเป็นข้อความหลัก โดยพิจารณาว่าสายตาของบุคคลใดบุคคลหนึ่ง (และรัฐมนตรีก็ไม่มีข้อยกเว้น) จะแก้ไขดวงตาบนได้ง่ายกว่า กล่าวคือ ส่วนต้นของข้อความ คุณต้องพยายามให้แน่ใจว่าสาระสำคัญของข้อความของคุณระบุไว้ในบรรทัดแรก
ขั้นตอนที่ 3
ข้อกำหนดสำหรับข้อความหลัก มีห้าข้อ: ความชัดเจน (ความชัดเจน), ความสั้น (ความสั้น), ความสมบูรณ์ (ความสมบูรณ์), ไหวพริบ (ความสุภาพ), การรู้หนังสือ พยายามทำตามข้อกำหนดทั้งหมดไม่ใช่เรื่องยาก แต่ทัศนคติต่อจดหมายของคุณจะดีมาก การกรอกข้อความในจดหมายควรจะเป็นเพียง "ขอแสดงความนับถือกลุ่มครูของโรงเรียนหมายเลข … ", "ขอแสดงความนับถือ Ivanova Anna Antonovna" จากนั้นวันที่และลายเซ็น