ในสำนักงานและในการผลิต พนักงานมักจะทำงานกับเอกสารประเภทต่างๆ ดังนั้นความสามารถในการจัดทำเอกสารทางธุรกิจอย่างเป็นทางการจึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทุกคน ในเวลาเดียวกัน มีข้อกำหนดทั่วไปที่ต้องปฏิบัติตามเมื่อจัดทำเอกสารใด ๆ เช่น จดหมายธุรกิจ คำสั่ง ตำแหน่ง คำแนะนำ ฯลฯ
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
เริ่มร่างเอกสารโดยชี้แจงความเป็นไปได้และขอบเขตของปัญหาที่ต้องแก้ไข วิธีนี้จะช่วยคุณกำหนดประเภทของเอกสารและรูปแบบของเอกสาร ซึ่งส่วนใหญ่จะกำหนดลักษณะและรูปแบบการนำเสนอของเนื้อหา
ขั้นตอนที่ 2
ทบทวนกฎหมายและข้อบังคับของรัฐบาลและหน่วยงานที่ควบคุมวิธีการจัดการกับปัญหาเหล่านี้ นี่เป็นขั้นตอนที่สำคัญมากในการแสดงความรู้ของคุณ และช่วยให้คุณจัดทำเอกสารที่ตรงตามขั้นตอนที่กำหนดไว้สำหรับการประมวลผลและแก้ไขปัญหาการทำงานอย่างเต็มที่ นอกจากนี้ยังจะช่วยกำหนดผู้รับ หน่วยงานที่อนุมัติและประสานงาน และให้แน่ใจว่าเนื้อหาของเอกสารนี้และรูปแบบของความสามารถขององค์กรนี้
ขั้นตอนที่ 3
ศึกษาข้อความของเอกสารการบริหารและระเบียบข้อบังคับเพื่อให้เอกสารที่ร่างขึ้นไม่ขัดแย้งกับพวกเขาไม่ซ้ำกัน ในการนี้จำเป็นต้องมีฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสารดังกล่าว
ขั้นตอนที่ 4
รวบรวมข้อมูลข้อดีของปัญหาที่จะแก้ไขจัดทำร่างเอกสาร เมื่อร่าง ให้ใช้ข้อความลายฉลุและวลีและนิพจน์มาตรฐานที่ใช้ในเอกสารทางธุรกิจ สำรวจเอกสารอื่นๆ ที่พัฒนาขึ้นในองค์กรของคุณหรือระบบองค์กรระดับเดียวกัน และใช้รูปแบบการเขียนเป็นพื้นฐาน
ขั้นตอนที่ 5
ข้อความหลักของเอกสารมีจุดมุ่งหมายเพื่อกระตุ้นการกระทำบางอย่างเพื่อโน้มน้าวใจ มันต้องมีเหตุผลและมีเหตุผล ถ้อยคำจะต้องปฏิบัติตามเงื่อนไขทางกฎหมายอย่างเคร่งครัด ประการแรกคือข้อกำหนดสำหรับความน่าเชื่อถือและความเที่ยงธรรมของข้อมูลที่นำเสนอ ข้อความควรถูกต้องและให้ข้อมูลและรัดกุมที่สุด โดยธรรมชาติแล้ว ไม่ควรมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ เครื่องหมายวรรคตอนหรือโวหาร ในกรณีที่ในเอกสารที่คุณกล่าวถึงข้อมูลที่มีอยู่ในแหล่งหรือเอกสารอื่น คุณต้องระบุผลลัพธ์ทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 6
แก้ไขร่างเอกสารและประสานงานกับผู้มีอำนาจดำเนินการดังกล่าว หลังจากนั้นให้จัดทำเอกสารตามบรรทัดฐานที่ยอมรับและลงนาม