สมาคมมหาชนหรือสมาคมวิชาชีพใด ๆ มีหน่วยงานกำกับดูแลซึ่งต้องเรียกประชุมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดเพื่อจัดการประชุมรายงานและการเลือกตั้งตามความถี่ที่ระบุไว้ในกฎบัตรด้วยความถี่ที่ระบุไว้ในกฎบัตร การเข้าร่วมการประชุมดังกล่าวเปิดให้สมาชิกทุกคนในสังคมที่กำหนดหรือผู้แทนจากกลุ่มผู้เข้าร่วมประชุมได้ใช้สิทธิในการเข้าร่วมในกิจกรรมต่างๆ
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
คิดถึงวาระการประชุม เนื่องจากรายงานและการเลือกตั้งเป็นประเด็นสำคัญประการหนึ่ง จึงคาดว่าผู้มาใช้บริการในกรณีนี้จะมากที่สุด ดังนั้น นอกเหนือจากหัวข้อเหล่านี้ คุณสามารถรวมประเด็นเร่งด่วนอื่นๆ ในวาระที่คุณจะหารือกับสมาชิกในสมาคมของคุณ ตัดสินใจเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ที่จะจัดการประชุมการรายงานและการเลือกตั้ง ห้องที่จะจัดจะต้องเป็นห้องสาธารณะและกว้างขวางพอที่จะรองรับทุกคนได้
ขั้นตอนที่ 2
แจ้งผู้มีส่วนได้เสียทุกฝ่ายเกี่ยวกับการรายงานและการประชุมการเลือกตั้ง ในการดำเนินการนี้ คุณต้องส่งคำเชิญพร้อมระบุวาระ วันที่ และสถานที่จัดประชุม โพสต์ประกาศพร้อมข้อมูลนี้ในสถานที่ที่สมาชิกจำนวนมากที่สุดของสมาคมสามารถมองเห็นได้ วางโฆษณาดังกล่าวในสื่อและโทรทัศน์ หากจำเป็น
ขั้นตอนที่ 3
จัดให้มีการลงทะเบียนผู้เข้าร่วมก่อนเริ่มการประชุมครึ่งชั่วโมง กำหนดจำนวนผู้รับจดทะเบียนให้เพียงพอเพื่อให้ผู้เข้าร่วมทุกคนมีโอกาสป้อนข้อมูลส่วนบุคคลเมื่อเริ่มงาน โดยปกตินี่คือนามสกุลชื่อและนามสกุลองค์กรหรือหน่วยโครงสร้างที่อยู่ของสถานที่ลงทะเบียนหรือถิ่นที่อยู่ข้อมูลการติดต่อ
ขั้นตอนที่ 4
เลือกประธานและเลขานุการที่ประชุม โปรดทราบว่าประธานของร่างกายที่มาจากการเลือกตั้งของคุณไม่สามารถได้รับเลือกให้เป็นประธานของสภาได้ หากจำเป็น หากเอกสารทางกฎหมายได้จัดเตรียมไว้ ให้เลือกคณะกรรมการหนังสือรับรอง ซึ่งจะตรวจสอบอำนาจของเจ้าหน้าที่ หากได้รับเลือกจากกลุ่มสมาชิกของสมาคม
ขั้นตอนที่ 5
เลขานุการต้องเก็บบันทึกการประชุม ในรายงานการประชุม ให้สะท้อนถึงจำนวนผู้แทนหรือสมาชิกของสมาคมที่เข้าร่วมประชุม ผู้ที่ได้รับเลือกเป็นประธาน เลขานุการ และผลการลงคะแนนเสียงแบบใด
ขั้นตอนที่ 6
ประธานสภาผู้ได้รับการเลือกตั้งทำรายงานเกี่ยวกับงานที่ทำ ในระเบียบการ ให้สะท้อนถึงคะแนนเสียงทั้งหมดด้วยการประเมิน - ไม่ว่าจะได้รับการยอมรับว่าน่าพอใจหรือไม่ก็ตาม ที่ประชุมจะต้องรับฟังข้อเสนอสำหรับองค์ประกอบใหม่ของคณะกรรมการที่มาจากการเลือกตั้ง อภิปรายและลงคะแนนเสียงให้กับผู้สมัครแต่ละคนแยกกัน บันทึกผลการลงคะแนนในรายงานการประชุม
ขั้นตอนที่ 7
เมื่อได้หารือประเด็นต่างๆ ที่ระบุไว้ในระเบียบวาระแล้ว ประธานที่ประชุมต้องปิดการประชุมและลงนามในรายงานการประชุมพร้อมกับเลขานุการ