งานแถลงข่าวเป็นองค์ประกอบสำคัญของกิจกรรมประชาสัมพันธ์ของบริษัทใดๆ ต้องขอบคุณพวกเขา สื่อและสาธารณชนที่สนใจสามารถรับข้อมูลที่เป็นปัจจุบันอย่างแท้จริงจากตัวแทนอย่างเป็นทางการขององค์กรใดองค์กรหนึ่ง และฝ่ายบริหารของบริษัทสามารถแสดงจุดยืนในประเด็นที่สำคัญที่สุดสำหรับพวกเขา แต่การที่งานแถลงข่าวจะได้ผลลัพธ์ที่ดีจริงๆ ก็ต้องจัดอย่างเหมาะสม
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
หากคุณได้รับมอบหมายให้จัดการและจัดงานแถลงข่าว ก่อนอื่น ให้กำหนดเป้าหมายที่คุณต้องการบรรลุ: บอกเกี่ยวกับความสำเร็จของบริษัทของคุณ ดึงความสนใจของสาธารณชนต่อปัญหาบางอย่าง นำเสนอบุคคลสาธารณะในมุมมองที่ชนะ ฯลฯ. ป. จากนั้นเลือกสถานที่และเวลาสำหรับการแถลงข่าว โปรดทราบว่ากิจกรรมเหล่านี้ควรทำในช่วงกลางสัปดาห์ทำงาน (อังคาร-พุธ-พฤหัสบดี) ในตอนเช้าหรือตอนบ่าย แต่ไม่เกิน 16.00 น.
ขั้นตอนที่ 2
เลือกสถานที่สำหรับจัดงานแถลงข่าวโดยพิจารณาจากความสามารถขององค์กรของบริษัทของคุณและจำนวนผู้ได้รับเชิญที่วางแผนไว้ โปรดทราบว่าต้องมีที่นั่งเพียงพอสำหรับสื่อมวลชน ตรวจสอบให้แน่ใจล่วงหน้าว่ามีไมโครโฟนในห้อง จอฉายภาพ (ถ้าจำเป็น) และพื้นที่ว่างสำหรับติดตั้งกล้องโทรทัศน์
ขั้นตอนที่ 3
ทำรายชื่อสื่อและองค์กรที่คุณต้องการพบตัวแทนในงานของคุณ เตรียมและส่งข่าวประชาสัมพันธ์และคำเชิญอย่างน้อยสองสัปดาห์ก่อนงานที่คุณกำหนดไว้ หลังจากส่งคำเชิญแล้ว ขอแนะนำให้โทรหาผู้รับด้วยตนเองและเรียนรู้เกี่ยวกับการตัดสินใจเข้าร่วมหรือไม่เข้าร่วมงานแถลงข่าว ดังนั้น คุณจะไม่เพียงแต่ระบุจำนวนแขกในอนาคต แต่ยังเตือนเกี่ยวกับกิจกรรมของคุณเพิ่มเติมหากผู้คนลืมหรือไม่ได้รับข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ
ขั้นตอนที่ 4
เตรียมเอกสารการนำเสนอที่จำเป็นสำหรับผู้เข้าร่วมงานแถลงข่าวในอนาคตทั้งหมด ชุดของผู้เข้าร่วมมักจะมีสำเนาข่าวประชาสัมพันธ์ รายชื่อเจ้าหน้าที่ที่จะพูดในงานแถลงข่าวพร้อมชื่อและตำแหน่ง วาระการประชุม (ลำดับและหัวข้อในการกล่าวสุนทรพจน์) สื่อโฆษณาและส่งเสริมการขาย จะดูดีขึ้นมากหากสื่อการนำเสนอทั้งหมดสำหรับผู้เข้าร่วมแต่ละคนได้รับการออกแบบเป็นชุดเดียวในโฟลเดอร์องค์กรที่มีโลโก้ขององค์กร
ขั้นตอนที่ 5
หากคุณกำลังวางแผนที่จะแนะนำการรับรองสำหรับผู้เข้าร่วม โปรดแจ้งให้พวกเขาทราบล่วงหน้าเกี่ยวกับเรื่องนี้และบอกพวกเขาว่าคุณต้องการข้อมูลใดบ้าง (ชื่อ ตำแหน่ง รายละเอียดหนังสือเดินทาง ฯลฯ) เตรียมป้ายชื่อล่วงหน้าสำหรับผู้เข้าร่วมและการ์ดทั้งหมดเพื่อวางบนโต๊ะพร้อมระบุชื่อและตำแหน่งของผู้พูด หากมีการวางแผนงานแถลงข่าวเป็นเวลานานเพียงพอ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเงื่อนไขสำหรับผู้เข้าร่วมนั้นสะดวกสบาย: บุฟเฟ่ต์พร้อมเครื่องดื่มและของว่าง ห้องสูบบุหรี่และห้องน้ำ กำหนดเวลาพัก
ขั้นตอนที่ 6
หลังจากการแถลงข่าว โปรดติดต่อกองบรรณาธิการของสื่อที่เข้าร่วมและสอบถามเกี่ยวกับเอกสารที่จัดทำขึ้น ขอสำเนาสิ่งพิมพ์หากไม่ได้ตกลงกันไว้ก่อนหน้านี้