ข้อมูลมีบทบาทเพิ่มขึ้นทุกปี สิ่งนี้แสดงให้เห็นทั้งในการสื่อสารระหว่างบุคคลและในการจัดการ กิจกรรมขององค์กรไม่สามารถดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพเพียงพอหากไม่มีการโต้ตอบข้อมูลระหว่างบริการและแผนกต่างๆ
ข้อมูลเป็นข้อมูลเบื้องต้นที่ส่งโดยบุคคลด้วยวาจาหรือเป็นลายลักษณ์อักษร หากไม่มีข้อมูล การสื่อสารใดๆ ก็เป็นไปไม่ได้
สำหรับการทำงานปกติขององค์กรใด ๆ จำเป็นที่องค์ประกอบทั้งหมดจะต้องดำเนินการในทิศทางเดียว ซึ่งสามารถทำได้ผ่านการโต้ตอบข้อมูลระหว่างบริการของบริษัทนี้เท่านั้น เหล่านั้น ผลของกิจกรรมของแผนกหนึ่งจะต้องเป็นที่รู้จักของอีกฝ่ายหนึ่งเพื่อให้องค์กรสามารถพัฒนาได้ การแลกเปลี่ยนข้อมูลกำลังค่อยๆ กลายเป็นปัจจัยพื้นฐานในการทำธุรกิจ บ่อยครั้งที่ความสำเร็จของธุรกิจขึ้นอยู่กับความเร็วของการถ่ายโอนข้อมูล
สามารถส่งข้อมูลได้หลายวิธี ก่อนหน้านี้ ส่วนใหญ่มักเป็นรายงานหรือรายงานของฝ่ายบริหาร ขณะนี้ข้อมูลถูกจัดเตรียมไว้ทางอิเล็กทรอนิกส์ ใช้เวลาน้อยลงและทำให้บริการต่างๆ ทำงานได้ง่ายขึ้น
การสื่อสารสามารถเป็นสองประเภท: แนวนอนและแนวตั้ง ประการแรกเกี่ยวข้องกับการย้ายข้อมูลจากบริการหนึ่งไปยังอีกบริการหนึ่ง ในกรณีนี้ หน่วยงานต้องอยู่ในระดับเดียวกับองค์กร แนวตั้งเกี่ยวข้องกับการถ่ายโอนข้อมูลจากผู้บริหารไปยังผู้ใต้บังคับบัญชาและในทางกลับกัน
ปฏิสัมพันธ์ของข้อมูลจะมีผลเมื่อดำเนินการในสองทิศทางพร้อมกัน: ขึ้นและลง ซึ่งจะทำให้เจ้าหน้าที่บริหารของบริษัทตัดสินใจได้ง่ายขึ้นเกี่ยวกับความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลงใดๆ และฝ่ายบริหารจะตระหนักถึงปัญหาที่ผู้ใต้บังคับบัญชามีอยู่เสมอ
ประสิทธิผลของการโต้ตอบข้อมูลขึ้นอยู่กับประเภทของโครงสร้างองค์กรขององค์กรในหลาย ๆ ด้าน บางส่วนเกี่ยวข้องกับการแลกเปลี่ยนข้อมูลอย่างเข้มข้น ในส่วนอื่นๆ การถ่ายโอนข้อมูลถูกขัดขวางโดยความจำเป็นในการร่างพระราชบัญญัติ รายงาน และการอนุมัติในหน่วยงานที่สูงขึ้น