เมื่อติดต่อกับองค์กรบางแห่งจะใช้จดหมายของแบบฟอร์มที่กำหนด ในกรณีเช่นนี้ เทมเพลตจดหมายจะออกตามความต้องการ หากไม่มีรูปแบบที่พัฒนาแล้ว จดหมายจะถูกรวบรวมในรูปแบบใด ๆ โดยคำนึงถึงความแตกต่างบางประการ
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
สร้างหัวจดหมาย
คุณสามารถระบุข้อมูลต่อไปนี้ - ตำแหน่งและชื่อของผู้รับ ตำแหน่งและชื่อของผู้ส่ง องค์กรของผู้ส่ง และหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อของผู้ส่ง หากผู้ส่งอยู่ในเมืองอื่น คุณสามารถระบุที่อยู่ทางไปรษณีย์แบบเต็มได้ ส่วนหัวมักจะอยู่ทางด้านขวาของหน้า
ขั้นตอนที่ 2
ระบุสาระสำคัญของจดหมายและแสดงความคิดเห็นที่จำเป็น
พยายามกำหนดแนวคิดหลักในสองหรือสามประโยค จากนั้นแสดงความคิดเห็นและเขียนรายละเอียดเพิ่มเติมหากจำเป็น ในจดหมายธุรกิจ ขอแนะนำให้วางข้อเท็จจริง ตัวเลข โดยไม่มีอารมณ์ใดๆ จดหมายที่มีสัมผัสส่วนตัวควรสะท้อนถึงประสบการณ์ส่วนตัว
ขั้นตอนที่ 3
ป้อนวันที่และลงนามในจดหมาย
หากจำเป็น ให้อธิบายอำนาจของคุณตามตัวอักษรที่เขียน พื้นฐานดังกล่าวอาจเป็นหนังสือมอบอำนาจ
ขั้นตอนที่ 4
วางกราฟอธิบาย ตาราง ตัวเลขบนแผ่นงานแยกต่างหาก
อย่าคาดหวังว่าผู้รับจะขอข้อมูลเพิ่มเติม คุณอาจไม่มีโอกาสถามคำถามสำคัญครั้งที่สอง ดังนั้นในรูปแบบที่รัดกุมให้ความแตกต่างที่จำเป็นทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 5
ก่อนส่ง โปรดอ่านออกเสียงอีเมลให้ผู้อื่นฟัง ถามผู้ช่วยว่าเขาเข้าใจสาระสำคัญของจดหมายอย่างไร หากคำพูดของเขาไม่ตรงกับจุดประสงค์ของข้อความของคุณ คุณควรกำหนดตัวอักษรให้แตกต่างออกไป เพราะผู้รับอาจไม่เข้าใจสิ่งที่สำคัญที่สุดจากมุมมองของคุณ
